La comunicación interna se centra en sus empleados y desempeña un papel fundamental en la creación y promoción de un entorno de trabajo positivo y productivo.

Los empleados deben estar debidamente informados sobre cualquier cambio, ya sea en productos, servicios o prácticas empresariales. Por ejemplo, si está preparando el lanzamiento de un nuevo producto, sus empleados necesitan conocer la fecha de lanzamiento, los detalles del producto y otros puntos clave.

Incluso si su pequeña empresa ha crecido al punto de fusionarse con otra empresa, este crecimiento puede afectar a su personal. Por lo tanto, es esencial que estén al tanto y que el proceso sea transparente. ¿Sabría cómo comunicar esa información sensible?

Comunicación eficaz: Gire hacia lo Digital

Imaginemos que su ciudad enfrenta condiciones climáticas adversas, como una tormenta de nieve o un huracán. ¿Cómo se comunica con sus empleados acerca de cierres? ¿Tiene un plan de emergencia establecido?

Esta información también debe formar parte de su plan de comunicación interna. Aunque los correos electrónicos son una herramienta común en la comunicación de oficina, no subestime la cantidad de correos que sus empleados ya reciben. Esto podría llevar a que pasen por alto los suyos. Considere utilizar boletines informativos, redes sociales y la intranet. Además, es importante tener un plan alternativo en caso de un corte de energía en la ciudad, momento en el cual ninguna estrategia digital sería efectiva.

Dicho esto, no subestime el poder de las reuniones en persona y eventos. A menudo, nos hemos acostumbrado a hacer todo en línea, olvidando que, a veces, la comunicación más efectiva es cara a cara. En lugar de enviar un boletín, considere organizar un evento que aleje a sus empleados de sus escritorios por un tiempo.

Cree un Calendario de comunicación.

Mientras utiliza diversas formas de comunicación con sus empleados, procure hacerlo de manera constante. Colabore con su Departamento de Comunicaciones para establecer un calendario de contenido que garantice que los boletines, anuncios por correo electrónico y reuniones de personal ocurran de forma regular.

Si sus empleados saben que, por ejemplo, el último día de cada mes se distribuye un boletín, estarán atentos a ello. De igual forma, si saben que el primer día de cada trimestre hay una reunión de personal, lo marcarán en sus calendarios.

Recuerde que, por mucho que deseemos lo contrario, las personas hablan. Será esencial que comunique cualquier cambio futuro tan pronto como sea posible para evitar rumores infundados y preocupaciones innecesarias entre su personal.

¡Y no tema hacerlo divertido! Sus empleados deben disfrutar de venir a trabajar a diario. La creación de un entorno laboral agradable es fundamental. Celebre los esfuerzos y logros de su equipo y asegúrese de incluir esto en su plan de comunicación interna, ya sea de forma formal o informal.

Hable Claro

No crea que sus clientes pueden acceder a su sitio web cada vez que necesiten información. La frecuencia con la que las personas visitan el sitio web de su pequeña empresa es limitada, a menos que sea para realizar un pedido.

La comunicación externa no se reduce únicamente a la comercialización. Incluso para las pequeñas empresas, las necesidades de comunicación externa van más allá de las ventas y el marketing. Algunos ejemplos comunes de herramientas efectivas para la comunicación externa incluyen:

1. Envíos directos
2. Boletines por correo electrónico
3. Actualizaciones en redes sociales
4. Comunicados de prensa
5. Newsletters

Será esencial definir claramente las necesidades. ¿Los clientes se sienten confundidos por los detalles de una promoción? ¿Está implementando cambios en sus términos y condiciones? ¿Va a descontinuar un producto o servicio? Estos son ejemplos en los que un plan de comunicación externa es necesario.

No descuide ni deje de comunicar de manera clara con sus clientes. Cuando sientan que son parte esencial de su pequeña empresa, se volverán leales a su marca, lo que fortalecerá las relaciones con los clientes.

Prepárese para lo Negativo

La tecnología desempeña un papel significativo en la forma en que nos comunicamos. Si bien permite la difusión constante de información, también expone a su pequeña empresa a críticas negativas en redes sociales como Facebook e Instagram o en la sección de comentarios de su sitio web.

Asegúrese de tener un plan para manejar estas situaciones, que debe incluirse en su plan de comunicación externa. No espere a que suceda; comience a considerar cómo abordarlo lo antes posible. Su plan de comunicación debe contemplar cómo reaccionar ante críticas o comentarios negativos.

Diferencia entre Comunicación Interna y Externa

El contenido de la comunicación interna y externa es completamente distinto, pero ambos contribuyen al éxito de un negocio. La comunicación interna implica la interacción con los miembros de su organización empresarial, como mensajes instantáneos a los empleados sobre una próxima reunión de personal o una notificación sobre la fiesta de Navidad de la empresa. La información compartida internamente no se distribuye al público.

Por otro lado, la comunicación externa se dirige a clientes, inversores, proveedores u otras entidades externas. Los mensajes pueden incluir actualizaciones de productos y servicios, anuncios sobre un evento próximo o enlaces a la página web de su empresa.

Comience a Comunicar de Manera Efectiva

Las relaciones públicas también desempeñan un papel fundamental en el impacto financiero de su empresa, tanto como las ventas y los ingresos. Le ayudarán a dar forma a la imagen pública de su empresa ante la comunidad y los clientes.

• ¿Desea que su pequeña empresa sea reconocida por su fuerte espíritu filantrópico?
• ¿Está donando un porcentaje de sus ingresos a una organización benéfica?
• ¿Participa en un programa de liberación de presos?
• Entonces asegúrese de que sus partes interesadas y clientes conozcan estas iniciativas.

Estos son los conceptos básicos de cómo desarrollar un plan de comunicación, tanto interna como externa. Ahora es el momento de llevarlo a cabo y mantenerlo. Los planes de comunicación son documentos orgánicos que siempre pueden cambiar, pero es crucial no desviarse

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Referencias

Causas de fallos de comunicación: The Economics

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